8 cách để làm cho cuộc họp của bạn ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn

8 cách để làm cho cuộc họp của bạn ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn

Các nhà nghiên cứu tại Bain & Company đã khảo sát và kết luận rằng, nhiều công ty mất 15% thời gian của tập thể trong doanh nghiệp cho các cuộc họp trong năm.

Theo SmartSheet, nhiều cuộc họp của doanh nghiệp hiện này đang lãng phí thời gian và chi phí.

Trước khi tổ chức hay hủy bỏ cuộc họp, hãy nhớ rằng nhiều cuộc họp là quan trọng và nó đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.

Nhưng nếu bạn nghĩ rằng các cuộc họp mà bạn chịu trách nhiệm không hiệu quả, hoặc không mang lại hiệu quả, thì có một số cách khắc phục mà bạn có thể thực hiện:

1. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người bạn mời là cần thiết cho cuộc họp. Đồng thời bạn phải tin rằng người chủ trì sẽ có mặt để đưa ra các quyết định cho cuộc họp.

2. Nếu một cuộc họp chỉ cần 15 phút, thì đừng lên lịch trong 30 phút.

3. Bắt đầu – và kết thúc – đúng hạn. Mười phút thời gian nhàn rỗi có vẻ không nhiều, nhưng nó sẽ tác động đến các cá nhân và nhóm trên toàn công ty, nó có thể nhanh chóng tạo ra một cú hích lớn về năng suất.

4. Gửi trước cho tất cả người tham gia một chương trình nghị sự để họ có thể chuẩn bị đầy đủ cho cuộc họp trước khi nó bắt đầu.

5. Xác định một quy trình thu thập và báo cáo dữ liệu. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng cho cuộc họp để hướng tới các giải pháp, thay vì là một diễn đàn để thảo luận về tình trạng tiến độ của các dự án, thì thay vào đó là các số liệu thực hoặc các vấn đề thực tế khác được chia sẻ đến mọi người thông qua hệ thống, công nghệ điện tử.

6. Lên lịch các cuộc họp vào những thời điểm mọi người ít có khả năng bị phân tâm. Nên tránh sắp xếp các cuộc họp vào đầu hoặc cuối ngày, đầu hoặc cuối tuần hoặc vào giờ ăn trưa.

Khóa tư vấn dùng thử SmartSheet Đăng ký tư vấn và dùng thử

7. Trì hoãn lại các chủ đề không liên quan. Nếu một người tham gia đưa ra một cái gì đó không có trong chương trình nghị sự, hãy cho người tham gia biết vấn đề sẽ được thảo luận vào một thời điểm khác, bởi nó có thể làm hỏng toàn bộ cuộc họp.

8. Hãy theo dõi diễn tiến đi đến cuộc họp. Thay vì gửi email riêng lẻ, hãy sử dụng các công cụ công nghệ được chỉ định trong cuộc họp.

Cuối cùng, chọn đúng công nghệ hỗ trợ. Các giải pháp hiện có ngày nay tự động hóa và hợp lý hóa các chức năng quan trọng như báo cáo và theo dõi có thể chuyển đổi các cuộc họp của bạn từ lãng phí thời gian thành cuộc họp mang lại giá trị kinh doanh thực sự.

SmartSheet – Khôi Nguyên (theo SmartSheet.com)

 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

> Dùng tiền bạc để mua thời gian, dùng trí tuệ để đổi lấy biện pháp hiệu quả.

> KPI, giải pháp SmartSheet đánh giá trực tuyến.

> Tự động hóa các quy trình làm việc trên SmartSheet.

No Comments

Comments are closed.